Hướng dẫn cách tạo bảng tính Excel từ tin nhắn chỉ bằng 1 câu lệnh prompt AI

Bạn nhận được một tin nhắn dài, lộn xộn với các mặt hàng, giá cả hoặc các thông số cần tính toánvà số lượng được ghi chép qua loa từ đồng nghiệp qua Messenger, Zalo? Việc copy-paste từng dòng vào Excel là một ác mộng, chưa kể đến các lỗi quy đổi đơn vị và tính toán. Đừng lo, với các AI như Gemini có thể giải quyết vấn đề này chỉ trong vài giây.

Hướng dẫn tạo bảng Excel, Trang Tính với AI

Một kịch bản quá quen thuộc: bạn bè, người thân nhắn tin một danh sách "nguyên liệu" để nhập kho. Nó trông lộn xộn, không có định dạng rõ ràng, và quan trọng nhất là không thể dán trực tiếp vào bất kỳ bảng Excel bằng AI nào mà không bị lỗi.

Ví dụ như một tin nhắn ở dưới đây

"Ê m, nay t đi kho nhập hàng về rồi nè. Ghi lại giùm t nha:

• Cải thảo: 40kg, giá 12k.
• Cà rốt: 25kg, giá 18k.
• Khoai tây: 50kg, giá 20k.
• Với có nhập thêm 5 thùng dầu ăn Tường An 10 chai, mỗi thùng 450k á.
• Thêm 20kg ức gà công nghiệp giá 65k nữa. À mấy loại rau củ thì hạn dùng 5 ngày thôi, còn dầu ăn với gà thì ghi hạn 12 tháng nha. Nay ngày 7/3 nhập nè."

Nếu bạn là một "kế toán kho" thông thường, bạn sẽ mất 10-15 phút để làm điều này một cách thủ công. Nhưng một kế toán kho chuyên nghiệp sẽ sử dụng AI.

Prompt tạo bảng tính Excel, Trang Tính

Đây chính là chìa khóa mà Quantrimang.com muốn chia sẻ. Chỉ cần 1 câu lệnh prompt tạo bảng tính duy nhất, bạn có thể biến đống lộn xộn kia thành một bảng dữ liệu chuẩn hóa. Dưới đây là mẫu prompt chuẩn mà Quantrimang.com đã sử dụng trong các bước trước và bạn có thể sao chép để dùng cho mọi danh sách nhập hàng.

Prompt chuẩn

"Dựa trên nội dung tin nhắn ở trên. Hãy đóng vai một kế toán kho chuyên nghiệp và lập bảng dữ liệu nhập hàng. Yêu cầu:

Trình bày dưới dạng bảng gồm các cột: STT, Tên mặt hàng, Phân loại (Rau củ/Thực phẩm), Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá (VNĐ), Thành tiền (VNĐ), Hạn sử dụng.

Tự động nhận diện đơn vị tính (kg, thùng, chai...).

Quy đổi giá 'k' thành con số đầy đủ (ví dụ: 12k -> 12,000).

Tính tổng cộng số tiền ở cuối bảng.

Xuất kết quả dưới dạng bảng Markdown để tôi copy-paste vào Excel nhanh chóng."

Sao chép prompt dán vào bên dưới sau khi bạn đã sao chép nội dung muốn tạo bảng ở trên nhé. Bạn cũng có thể chỉnh sửa lại prompt này dựa theo các thông số từ tin nhắn hay nguồn khác cho phù hợp.

Hướng dẫn tạo bảng tính với các AI

Việc tạo bảng tính này không chỉ giới hạn ở Excel, bạn có thể áp dụng tương tự cho Google Trang tính và sử dụng nhiều loại AI khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Sao chép Prompt và Nội dung Tin Nhắn

Hãy copy toàn bộ prompt ở trên, bao gồm cả các yêu cầu đánh số. Đừng sửa đổi chúng, vì chúng đảm bảo AI sẽ tạo ra một bảng dữ liệu chuyên nghiệp. Sau đó, copy tin nhắn có nội dung mà bạn muốn.

Bước 2: Dán và Nhập dữ liệu vào AI (như Gemini, ChatGPT)

Truy cập giao diện AI (Gemini hoặc ChatGPT) và dán prompt. Tiếp theo, dán nội dung tin nhắn của bạn vào vị trí được chỉ định trong prompt. AI sẽ ngay lập tức xử lý xử lý dữ liệu thô AI này và trả về kết quả.

Bước 3: Copy Bảng Markdown từ AI

Bạn sẽ thấy AI trả về một bảng dữ liệu đẹp mắt. Tuy nhiên, để đưa vào Excel mà không bị lỗi font, hãy copy phần Markdown (phần văn bản trông giống như một bảng thực sự, có các dấu gạch ngang và gạch dọc). Một số AI sẽ có nút "Copy Markdown" chuyên dụng. Nếu muốn chỉnh sửa ngay trên Trang Tính phiên bản web, hãy chọn Xuất sang Trang Tính.

Bước 4: Paste (Dán) và Thiết lập trong Excel hoặc Google Trang Tính

Mở file Excel hoặc Google Trang tính, chọn ô đầu tiên (thường là A1) và nhấn Ctrl + V. Ngay lập tức, bạn sẽ có một bảng dữ liệu nhập hàng hoàn hảo. Bảng này đã được tự động:

• Chuyển 12k thành 12,000.
• Tự động phân loại Rau củ/Thực phẩm.
• Tự động nhận diện đơn vị kg, thùng, v.v.
• Thêm dòng "Tổng cộng" ở cuối.
• Tự động tính toán cột "Thành tiền" dựa trên công thức =Số lượng * Đơn giá.

Bạn thậm chí có thể yêu cầu AI hướng dẫn lập bảng nhập hàng nâng cao hơn, ví dụ như thêm cột thuế VAT hoặc tính khấu hao... Nếu muốn

Kết luận

Đừng để việc nhập dữ liệu thủ công làm mất thời gian của bạn. Việc sử dụng đúng hướng dẫn lập bảng nhập hàng với prompt chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi lập bảng thống kê, giảm thiểu sai sót và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.

Mẹo nhỏ: Hãy luôn kiểm tra lại dữ liệu cuối cùng, đặc biệt là các thông tin về hạn sử dụng, để đảm bảo tính chính xác nghiệp vụ. Đừng để một lỗi nhỏ làm ảnh hưởng đến cả kho hàng.