Cấu trúc email

Cấu trúc của những email hiệu quả phải rõ ràng, dễ đọc lướt và thúc đẩy hành động.

Cấu trúc của một email hiệu quả

Mỗi email hiệu quả đều có những phần cơ bản giống nhau, được sắp xếp theo một thứ tự cụ thể. Nếu bạn có cấu trúc đúng, mọi người sẽ đọc email của bạn ngay cả khi họ đang bận rộn.

Nguyên tắc BLUF

BLUF viết tắt của “Bottom Line Up Front” (Điểm mấu chốt ngay từ đầu). Đây là một kỹ thuật giao tiếp trong quân đội, và nó hoạt động rất hiệu quả đối với email.

Cấu trúc truyền thống (không hiệu quả)

1. Lời chào
2. Bối cảnh
3. Ngữ cảnh
4. Thêm ngữ cảnh
5. Cuối cùng, điều bạn muốn

Cấu trúc BLUF (hiệu quả)

1. Lời chào
2. Điều bạn muốn (yêu cầu)
3. Tại sao điều đó quan trọng (ngữ cảnh ngắn gọn)
4. Chi tiết nếu cần
5. Kết luận

Người đọc biết ngay bạn cần gì. Mọi thứ khác đều hỗ trợ điều đó.

Cấu trúc 5 phần

1. Mở đầu (1 câu)

Bỏ qua câu “Tôi viết email này để hỏi thăm sức khỏe bạn”. Đi thẳng vào vấn đề.

Các lựa chọn:

• Mở đầu bằng cách tiếp cận gián tiếp: “Tôi liên hệ vì…”
• Mở đầu bằng cách đề cập đến vấn đề khác: “Tiếp nối cuộc trò chuyện của chúng ta về…”
• Mở đầu bằng cách nêu tình huống: “Chúng tôi cần đưa ra quyết định về…”
• Mở đầu trực tiếp: “Tôi có một câu hỏi nhanh về…”

2. Yêu cầu (1 - 2 câu)

Nêu rõ chính xác những gì bạn cần. Hãy nêu cụ thể.

3. Bối cảnh (2 - 4 câu)

Chỉ cần nêu đủ thông tin nền để hiểu yêu cầu. Không hơn.

Quá nhiều:

Như các bạn còn nhớ, chúng ta đã thảo luận vấn đề này tại cuộc họp hội đồng quản trị tháng trước, và đã có một số lo ngại được nêu ra về phương pháp tiếp cận, đặc biệt là về ngân sách và thời gian thực hiện. Kể từ đó, nhóm đã tiến hành nghiên cứu bổ sung và chúng tôi đã điều chỉnh một số giả định ban đầu dựa trên phản hồi từ các bên liên quan.

Vừa phải:

Bản đề xuất sửa đổi giải quyết những lo ngại của hội đồng quản trị về tiến độ – chúng tôi đã cắt giảm phạm vi để đáp ứng thời hạn quý 3.

4. Chi tiết (tùy chọn)

Nếu cần thêm thông tin, hãy trình bày sao cho dễ đọc lướt:

• Dấu đầu dòng cho danh sách
• Chữ in đậm cho các thuật ngữ chính
• Đoạn văn ngắn
• Bảng biểu để so sánh

5. Kết luận (1 - 2 câu)

Kết thúc bằng:

• Một bước tiếp theo rõ ràng, HOẶC
• Một thời hạn, HOẶC
• Một câu hỏi cần trả lời

Các lựa chọn:

• “Hãy cho tôi biết trước thứ Năm nếu việc này phù hợp.”
• “Bạn có thắc mắc gì trước khi tôi tiếp tục không?”
• “Nhấp vào đây để lên lịch: [liên kết]”

Định dạng dễ đọc lướt

Khoảng trắng

Mọi người không đọc email. Họ chỉ đọc lướt. Hãy giúp họ.

Khó đọc lướt:

Tôi muốn liên hệ với bạn về việc ra mắt sản phẩm sắp tới. Như bạn đã biết, chúng ta đã làm việc này trong vài tháng và đang gần hoàn thành. Vẫn còn một vài vấn đề cần ý kiến ​​đóng góp của bạn trước khi chúng ta có thể tiếp tục. Thứ nhất, chúng ta cần sự chấp thuận về giá cả cuối cùng. Thứ hai, chúng ta cần sự đồng ý của bạn về các tài liệu tiếp thị. Thứ ba, chúng ta cần xác nhận ngày ra mắt. Vui lòng cho tôi biết ý kiến ​​của bạn về từng vấn đề này khi bạn có thời gian.

Dễ đọc lướt:

Thông báo nhanh về việc ra mắt sản phẩm - chúng tôi cần ý kiến ​​đóng góp của bạn về ba mục sau:

1. Phê duyệt giá – Đề xuất: 99 USD/tháng (xem phân tích đính kèm)
2. Phê duyệt tiếp thị – Thiết kế cuối cùng được đính kèm, cần được phê duyệt trước thứ Sáu
3. Xác nhận ngày ra mắt – Dự kiến ​​ngày 15 tháng 3, liệu có phù hợp không?

Bạn có thể trả lời nhanh bằng có/không cho mỗi mục được không?

Thông tin quan trọng được in đậm

Hướng sự chú ý đến những điều quan trọng:

Cuộc họp được dời lịch sang thứ Năm, 3 giờ chiều, tại Phòng họp B.

Sử dụng dấu chấm đầu dòng cho danh sách

Bất cứ khi nào bạn có từ 3 mục liên quan trở lên:

Vui lòng mang theo những tài liệu sau đến cuộc họp:

• Báo cáo quý 1
• Dự toán ngân sách
• Lịch làm việc của nhóm

Mỗi đoạn văn chỉ chứa một ý tưởng

Các đoạn văn ngắn. Mỗi đoạn chỉ chứa một ý tưởng.

Không nên viết: “Tôi muốn cập nhật cho bạn về dự án và cũng muốn hỏi về ngân sách, đồng thời thông báo rằng Sarah sẽ đi vắng vào tuần tới nên chúng ta có thể cần điều chỉnh tiến độ cho phù hợp”.

Thay vào đó: Hãy tách thành 3 đoạn văn riêng biệt.

Các template cấu trúc phổ biến

Yêu cầu đơn giản

[Mở đầu]: Một câu hỏi nhanh về [chủ đề].

[Hỏi]: Bạn có thể [hành động cụ thể] trước [thời hạn] được không?

[Ngữ cảnh]: Việc này là vì [lý do/dự án].

[Kết thúc]: Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Bản cập nhật + Yêu cầu

[Mở đầu]: Cập nhật về [dự án].

[Tình trạng]: Chúng tôi đã hoàn thành X và Y. Bước tiếp theo là Z.

[Hỏi]: Tôi cần [ý kiến/phê duyệt/quyết định] của bạn về [mục cụ thể].

[Chi tiết]: Đây là các lựa chọn:
- Lựa chọn A: [mô tả ngắn gọn]
- Lựa chọn B: [mô tả ngắn gọn]

[Kết thúc]: Hướng nào phù hợp nhất? Tôi có thể tiến hành ngay khi nhận được phản hồi từ bạn.

Lời giới thiệu

[Mở đầu]: [Tên] gợi ý tôi liên hệ.

[Ngữ cảnh]: Tôi là [bạn là ai] và đang làm [công việc của bạn].

[Sự liên quan]: [Tại sao bạn lại liên quan đến họ].

[Hỏi]: Chúng ta có thể lên lịch một cuộc gọi 15 phút để thảo luận về [chủ đề cụ thể] được không?

[Kết thúc]: Tôi rảnh vào [thời gian cụ thể]. Thời gian nào phù hợp?

Hướng dẫn về độ dài

Nguyên tắc chung: Nếu mất hơn 2 phút để đọc, thì email đó quá dài. Hãy viết một email ngắn gọn hơn và đính kèm tài liệu.

Bài tập

Lấy email không có cấu trúc này và viết lại nó bằng cấu trúc BLUF:

Chào cả nhóm, tôi muốn cập nhật cho mọi người về tiến độ thiết kế lại trang web. Như các bạn đã biết, chúng ta đã làm việc với công ty thiết kế khoảng 6 tuần nay và đã đạt được những tiến bộ đáng kể với các ý tưởng ban đầu. Họ đã gửi ba phương án khác nhau vào tuần trước và ban lãnh đạo đang xem xét. Chúng tôi cho rằng phương án B là khả thi nhất nhưng muốn thu thập ý kiến ​​của mọi người trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Ngoài ra, chúng ta cần quyết định thời gian ra mắt – ban đầu chúng ta dự định vào tháng Tư nhưng có thể hơi gấp gáp do một số hạn chế về kỹ thuật. Bộ phận Marketing lo ngại việc ra mắt quá sát thời điểm triển lãm thương mại. Mọi người có thể xem xét các phương án và cho tôi biết ý kiến ​​của mình trước cuối tuần này được không?

Gợi ý:

Chủ đề: Thiết kế lại website – cần ý kiến ​​của các bạn trước thứ Sáu

Gửi cả nhóm,

Các bạn cần đưa ý kiến về hai quyết định:

1. Hướng thiết kế – Bạn thích phương án nào hơn? (A, B, hoặc C)
2. Thời điểm ra mắt – Tháng Tư hay sau triển lãm thương mại (tháng Sáu)?

Ban lãnh đạo đang nghiêng về phương án B và ra mắt vào tháng Sáu.

Ba phương án thiết kế được đính kèm. Điểm khác biệt chính:

• Phương án A: Truyền thống, gần giống với trang web hiện tại
• Phương án B: Tái định hình thương hiệu hiện đại, được khuyến nghị
• Phương án C: Thay đổi táo bạo, rủi ro cao hơn

Hãy trả lời bằng ý kiến ​​của bạn trước cuối ngày thứ Sáu. Rất vui được thảo luận nếu bạn có thắc mắc.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Sử dụng BLUF: Nêu ý chính và đặt câu hỏi trước
• Tuân theo cấu trúc 5 phần: Mở đầu, Yêu cầu, Bối cảnh, Chi tiết, Kết luận
• Định dạng dễ đọc: Khoảng trắng, dấu đầu dòng, từ khóa in đậm
• Giữ email ngắn gọn – chi tiết sẽ được đính kèm
• Một yêu cầu rõ ràng cho mỗi email